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de nuestros eventos más recientes
 

 

COMPONENTES DEL SERVICIO

 

Nuestro servicio se puede configurar dependiendo de la cantidad de asistentes esperados al evento y los diferentes servicios que el organizador desee implementar.  Partiendo de estas definiciones, se determina el número de puntos necesarios a instalar.

 

DESCRIPCION DE PUNTOS

Cada punto está conformado por:

  • *       Un funcionario especializado en la operación del sistema
  • *       Un moderno equipo de cómputo
  • *       Un lector de código de barras (si es requerido)

Para cada evento se incluye:

  • *       Una impresora láser
  • *       Un coordinador y/o un ingeniero de soporte (si la magnitud del evento lo requiere)

*                                           

SERVICIOS INCLUIDOS

A continuación se presentan los servicios incluidos dentro del costo por punto.

 

Bases de Datos

  • *       Cargue automático de bases de datos de asistentes esperados suministradas por el organizador.

Acreditaciones

  • *       Personalización de escarapelas suministradas por el organizador del evento mediante impresión del nombre, empresa, cargo, categoría del asistente y un código de barras que identifica individualmente al portador de cada escarapela ante el sistema.  El organizador puede definir el esquema de expedición de escarapelas, que puede ser por impresión previa o a medida que se vaya efectuando el registro de asistentes.
  • *       Activación opcional de escarapelas vs. presentación de identificación del asistente, lo cual impide el ingreso de intrusos por utilización de escarapelas no autorizadas.
  • *       Definición y manejo preferencial de asistentes VIP o especialmente facultados.
  • *       Reexpedición de escarapelas por pérdida o por delegación de la asistencia.
  • *       Entrega de material a los asistentes al evento, suministrado por el organizador.
  • *       Distribución del área de acreditaciones de acuerdo a las categorías definidas por el organizador: Participantes (Nacionales, Extranjeros), Expositores, Prensa, Visitante, Otros.

Registro y Control de Asistentes

  • *      Registro de número de identificación, lugar de expedición, nacionalidad, nombre, empresa, cargo y teléfono del asistente.
  • *       Captura de imagen fotográfica del asistente

Registro y Control Complementario

  • *       Ingreso de equipos (computadores portátiles, impresoras, video bins, etc.)
  • *       Ingreso de vehículos

Control de Áreas

  • *       Definición de las áreas que sean requeridas para efectuar control de ingreso como auditorios, restaurantes, salones de cocktail, refrigerios, áreas de exposición comercial, etc.
  • *       Autorización de ingreso al área únicamente a los asistentes autorizados
  • *       Registro de salida del asistente de cada área.
  • *       Entrega de mensajes a los asistentes, los cuales se despliegan en el punto por el cual se encuentra ingresando o retirándose.
  • *       Fácil e inmediata reubicación de cada punto de control según horarios o eventos en las diferentes áreas

Certificados

  • *     Marcación de certificados de asistencia en diplomas suministrados por el organizador del evento de los asistentes reales en forma individual a través de lector de código de barras ó impresión masiva.

Informes

  • Información permanente disponible acerca de asistentes reales, por áreas, cantidad de asistentes que han ingresado y/o se han retirado de las diferentes áreas, así como la duración de su permanencia.

 

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SERVICIOS ADICIONALES

 

 

  • *   Digitación de información de asistentes esperados, si no se poseen las bases de datos en medio magnético.
  • *   Suministro de escarapelas personalizadas, incluye diseño, impresión en blanco y negro, con  fundas y cordones.
  •      (Al final se facturan las escarapelas realmente expedidas)
  • *   Suministro de escarapelas personalizadas, incluye impresión a color (4 tintas), con fundas y  cordones.
  • *   Suministro de certificados de asistencia personalizados, incluye diseño e impresión en blanco y negro.
  •      (Al final se facturan los certificados realmente expedidos)
  • *   Suministro de certificados de asistencia personalizados, incluye impresión a color (4 tintas).
  • *   Asignación de personal adicional para funciones de protocolo.

 

BENEFICIOS

 

  • *       Liberación de la carga operativa que pueden representar las acreditaciones y el control de ingreso de asistentes
  • *       Excelente imagen ante sus asistentes e invitados
  • *       Agilidad en el ingreso de asistentes, evitando congestiones indeseadas
  • *       Amplia cobertura en red para ingresos por una o más porterías y la posibilidad de controlar áreas específicas
  • *       Negación de ingreso a intrusos y visitantes no deseados
  • *       Obtención de la base de datos de visitantes registrados por nuestro sistema al finalizar el evento

 

El montaje de los equipos y las pruebas se realizan un día antes del evento, para asegurar el éxito de la inscripción