COMPONENTES DEL SERVICIO

Nuestro servicio se puede configurar dependiendo de la cantidad de asistentes esperados al evento y los diferentes servicios que el organizador desee implementar.  Partiendo de estas definiciones, se determina el número de puntos necesarios a instalar.

DESCRIPCION DE PUNTOS

Cada punto está conformado por:

•        Un funcionario especializado en la operación del sistema
•        Un moderno equipo de cómputo
•        Un lector de código de barras (si es requerido)

Para cada evento se incluye:

•        Una impresora láser
•        Un coordinador y/o un ingeniero de soporte (si la magnitud del evento lo requiere)

SERVICIOS INCLUIDOS

A continuación se presentan los servicios incluidos dentro del costo por punto.

Bases de Datos

•        Cargue automático de bases de datos de asistentes esperados suministradas por el organizador.

Acreditaciones

•        Personalización de escarapelas suministradas por el organizador del evento mediante impresión del nombre, empresa, cargo, categoría del asistente y un código de barras que identifica individualmente al portador de cada escarapela ante el sistema.  El organizador puede definir el esquema de expedición de escarapelas, que puede ser por impresión previa o a medida que se vaya efectuando el registro de asistentes.
•        Activación opcional de escarapelas vs. presentación de identificación del asistente, lo cual impide el ingreso de intrusos por utilización de escarapelas no autorizadas.
•        Definición y manejo preferencial de asistentes VIP o especialmente facultados.
•        Reexpedición de escarapelas por pérdida o por delegación de la asistencia.
•        Entrega de material a los asistentes al evento, suministrado por el organizador.
•        Distribución del área de acreditaciones de acuerdo a las categorías definidas por el organizador: Participantes (Nacionales, Extranjeros), Expositores, Prensa, Visitante, Otros.

Registro y Control de Asistentes

•       Registro de número de identificación, lugar de expedición, nacionalidad, nombre, empresa, cargo y teléfono del asistente.
•        Captura de imagen fotográfica del asistente

Registro y Control Complementario

•        Ingreso de equipos (computadores portátiles, impresoras, video bins, etc.)
•        Ingreso de vehículos

Control de Áreas

•        Definición de las áreas que sean requeridas para efectuar control de ingreso como auditorios, restaurantes, salones de cocktail, refrigerios, áreas de exposición comercial, etc.
•        Autorización de ingreso al área únicamente a los asistentes autorizados
•        Registro de salida del asistente de cada área.
•        Entrega de mensajes a los asistentes, los cuales se despliegan en el punto por el cual se encuentra ingresando o retirándose.
•        Fácil e inmediata reubicación de cada punto de control según horarios o eventos en las diferentes áreas

Certificados

•      Marcación de certificados de asistencia en diplomas suministrados por el organizador del evento de los asistentes reales en forma individual a través de lector de código de barras ó impresión masiva.

Informes

• Información permanente disponible acerca de asistentes reales, por áreas, cantidad de asistentes que han ingresado y/o se han retirado de las diferentes áreas, así como la duración de su permanencia.

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SERVICIOS ADICIONALES

•    Digitación de información de asistentes esperados, si no se poseen las bases de datos en medio magnético.
•    Suministro de escarapelas personalizadas, incluye diseño, impresión en blanco y negro, con  fundas y cordones.
•      (Al final se facturan las escarapelas realmente expedidas)
•    Suministro de escarapelas personalizadas, incluye impresión a color (4 tintas), con fundas y  cordones.
•    Suministro de certificados de asistencia personalizados, incluye diseño e impresión en blanco y negro.
•      (Al final se facturan los certificados realmente expedidos)
•    Suministro de certificados de asistencia personalizados, incluye impresión a color (4 tintas).
•    Asignación de personal adicional para funciones de protocolo.